¿Cuándo se inicia un Proyecto?

A la hora de iniciar un proceso de mejora relacionado con la gestión de proyectos, hay una serie de preguntas que se repiten de forma recurrente, pero hay una en especial que genera un interesante debate: ¿cuando damos por iniciado un proyecto?. Las respuestas más usuales a dicha pregunta tienen como respuesta alguna de las siguientes variantes: “con la reunión de arranque o kick-off”, “cuando lo aprueba el cliente”, “cuando se acepta la oferta o firma el contrato”, etc…Si vamos a una definición formal podemos decir que un proyecto se inicia con la aprobación formal a través de un acta de constitución.

El inicio del proyecto es un hito muy relevante ya que es a partir de ese momento cuando ponemos todo nuestro esfuerzo en gestionar el proyecto, aplicando las herramientas, técnicas y procesos que nos dictan las distintas metodologías.

Pero, ¿no se nos está escapando algo?

Muchas organizaciones tienen procesos de gestión perfectamente definidos e implantados: el rol de director de proyecto está muy bien establecido, se gestionan de manera muy correcta las expectativas de los clientes y la gestión de riesgos forma parte del ADN del proyecto. Y aún así, el director de proyecto tiene muchos problemas en lograr el éxito del proyecto. En estos casos habría que hacerse la siguiente pregunta: “cuando formalizamos el proyecto, ¿tenemos alguna restricción limitación que nos condiciona la ejecución del proyecto?” A lo que la respuesta es: “Claro, la oferta, el pliego, el contrato,….etc”. Y aquí es donde encontramos muchas veces el talón de Aquiles de los proyectos.

No es que quiera alimentar las eternas luchas entre el departamento comercial y el operativo, simplemente poner sobre la mesa que tenemos que preocuparnos de los proyectos no sólo desde el momento en que ganamos la oferta, firmamos el contrato o formalizamos el inicio formal del proyecto. Un proyecto empieza mucho antes, realmente empieza desde que alguien, un cliente/usuario, se pone en contacto con nosotros diciendo “tengo esta u otra necesidad”, “quiero dar respuesta a este problema…”. Si las principales restricciones de nuestro proyecto están establecidas por contrato (un coste fijo, unas fechas de entrega acordadas, etc…) tenemos que extender las mejores prácticas de gestión desde el primer momento, desde que detectamos la necesidad.

Un proyecto empieza desde el mismo momento en que se ponen en contacto con nosotros para dar respuesta a una idea/necesidad. Da igual si consideramos proyecto desde que se detecta la oportunidad comercial (y al final tenemos subproyectos: subproyecto comercial y subproyecto Técnico), o que a esa fase le llamemos pre-proyecto, proyecto de preventa. Lo importante realmente es considerar ese momento, las actividades de preventa, también como un proceso estructurado, y clave, en el que tenemos que asegurarnos que estamos identificando correctamente los riesgos, las reservas de contingencia asociadas, el alcance de alto nivel y los costes necesarios. Pensad que lo que se establezca durante esa fase preliminar (conceptualización, preventa) condicionará toda la ejecución del proyecto.

Así que, si queremos minimizar el riesgo de fracaso de proyecto, tenemos que formalizar nuestro proceso desde el momento que se genera una oportunidad y no sólo cuando ganamos el proyecto.

 

Este post fue inicialmente publicado en blog.zyncro.comhttps://blog.zyncro.com/2015/03/12/cuando-se-inicia-un-proyecto/#more-23589

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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