Oficinas de Gestión de Proyectos ¿Moda o Estrategia?

En todas las crisis la reducción de costes suele ser la primera actuación que se realiza en cualquier organización. Sin embargo, estas medidas suelen tener un recorrido relativamente corto y tienen que estar acompañadas de otras medidas que permitan optimizar el uso de recursos (humanos y materiales), con una perspectiva de largo plazo.

En esas épocas de escasez tenemos que asegurarnos de que los medios de los que disponemos se utilizan (“gastan”) de manera eficiente en actividades que aportan valor a las organizaciones. Por eso, es muy importante establecer mecanismos que nos permitan conocer a qué dedicamos nuestros recursos, identificar qué actividades y proyectos pueden aportar un mayor valor y enfocar los recursos a dichas actividades.

“Lo que las empresas deben lograr es que los mecanismos que se implantan por necesidad, para optimizar el uso de recursos, pasen a ser parte de la cultura organizativa, y no queden simplemente como medidas coyunturales“.

En este escenario las Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO’s-Project Management Office) pueden convertirse en ese tractor de cambio cultural y búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos dentro de las organizaciones.

De hecho, en los últimos años, quien más quien menos ha oído hablar alguna vez de las PMO’s. Hasta no hace mucho, era difícil encontrar empresas, ya fueran grandes o pequeñas, en las que estuviera identificado de forma clara una PMO (en algunas simplemente tenían un enfoque más técnico que gestor: Oficina Técnica de Proyectos). Pero de un tiempo a esta parte, especialmente a raíz de la última crisis, su uso se ha ido extendiendo de forma constante.

Las iniciativas de oficinas de proyectos durante los últimos años han tenido una mezcla de necesidad, moda, idea, estrategia de procesos, cumplimiento de políticas. Sin embargo, es más que probable que un buen porcentaje no fueran basadas en una estrategia clara de negocio y análisis de retornos de inversión. De ahí que, así como nacen, muchas desaparecen a los pocos años. ¿Cuál es la principal razón? Las bases sobre las que se cimientan, endebles y poco fundamentadas es una de las causas, pero en gran medida son las personas las que, de la misma forma que las lanzan y las soportan durante un tiempo, las destruyen o más bien abandonan después.

¿Qué hay detrás de esas iniciativas de PMO’s? ¿se hace simplemente por moda o detrás hay una estrategia claramente definida? La respuesta no es tan fácil y, por desgracia, muchas veces subyace una falta de interés, de soporte de la dirección o simplemente que no está interiorizado el concepto de PMO, no se tiene claro qué funciones puede desempeñar y puede abarcar.

Para conseguir que la implantación de una Oficina de Proyectos se consolide en la organización y no sea una moda más de tantas es necesario que todos los implicados (alta dirección, mandos intermedios, equipos de trabajo,…) tengan claro qué se entiende por Oficina de Proyectos y qué puede aportar a la organización.

 

Este post fue inicialmente publicado en blog.zyncro.com: https://blog.zyncro.com/2014/05/20/oficinas-de-gestion-de-proyectos-moda-o-estrategia/

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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