Formaliza el arranque de tu proyecto

El inicio del proyecto es uno de los hitos más relevantes en cualquier proyecto. Supone el comienzo de la cuenta atrás para alcanzar todos los objetivos definidos y el momento a partir del cual empiezas a aplicar todas las técnicas y herramientas que tienes a tu alcance, entre ellas la comunicación.

Aunque pueda parecer una obviedad, te has preguntado: ¿en qué momento empieza un proyecto? Las repuestas a esta pregunta tienen como habituales algunas de estas variantes:

“Con la reunión de arranque o kick-off.”

“Cuando lo aprueba el cliente.”

“Cuando se acepta la oferta o se firma el contrato.”

Si vamos a una definición formal podemos decir que un proyecto se inicia con la aprobación formal a través de un acta de constitución (no confundir con la reunión de arranque o kick-off).

¿Por qué es relevante el acta de constitución? ¿Qué importancia tiene para mí como Director de Proyecto desde una perspectiva de comunicación?

El Acta de Constitución del Proyecto es el documento de tu proyecto donde tienes que reflejar una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados (stakeholders) y donde se te asigna la responsabilidad como Director de Proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y como una de las bases de todo el proceso de comunicación.

Desde una perspectiva de comunicación, el acta de constitución del proyecto es de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para compartir el propósito del proyecto a los diferentes stakeholders. Es el documento que marca el inicio formal del proyecto y, como Director de Proyecto te asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del proyecto. Un acta de constitución se convierte en una referencia que ayuda a mantener al equipo alineado con los objetivos establecidos a lo largo de la vida del proyecto.

A la hora de elaborar el Acta de constitución de tu proyecto tienes que asegurar que incluya la siguiente información:

  • Una justificación/propósito del proyecto.
  • Unos objetivos medibles y criterios de éxito.
  • Unos requisitos y descripción del proyecto de alto nivel, así como los principales entregables.
  • Unos riesgos a alto nivel.
  • Un resumen del cronograma de hitos y presupuesto.
  • Los requisitos de aprobación del proyecto.
  • Quién es el Director de Proyecto, su responsabilidad y nivel de autoridad.
  • El Patrocinador (Sponsor) y el nivel de autoridad de quien autoriza el acta de constitución.
  • Unas restricciones y supuestos de alto nivel.

Normalmente, la mayoría de esta información se obtiene de los documentos/entregables que se han generado durante la fase de preventa o negociación contractual previa al arranque de proyecto. Documentos como:

  • Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW-Statemento of Work). Este entregable suele contener una descripción de alto nivel de los servicios y/o productos que se deben entregar como resultado de la ejecución del proyecto.
  • Caso de Negocio (Business Case). Este documento contiene la información elaborada para determinar si el proyecto aporta valor a la organización.
  • Contrato.
  • Oferta.

Dada su importancia para la correcta gestión de tu proyecto, el acta de constitución tiene que ser aprobada formalmente por el Patrocinador del Proyecto (persona o grupos de personas que defienden el proyecto y obtienen recursos para su ejecución dentro de tu organización). Cuidado, el Patrocinador no es el cliente.

Así que ya sabes: la próxima vez que tengas que iniciar un proyecto, asegúrate que dispones de toda la información necesaria y el arranque del proyecto está correctamente formalizado a través de un Acta de Constitución.

 

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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