El kick-off meeting, el pilar de la comunicación en tu proyecto

Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

  1. Plantea una reunión presencialSiempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.
  2. Prepara bien la reuniónLa preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:
    • ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
    • ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
    • ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
    • ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
    • ¿Cuál es su coste?
    • ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
    • ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
    • Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
    • Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesados/afectados) de tu proyecto.
  3. Durante la reuniónAunque tú como Director del Proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:
    • Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
    • Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
    • Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
    • Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
    • En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
    • Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
    • Establecer los próximos pasos.
  4. Después de la reuniónLa kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque. Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).
  5. Premisas finalesPara terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:
    • Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
    • Tienes que establecer un clima de confianza
    • Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
    • Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

El inicio es la parte más importante de la obra”.

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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