¿Qué es la gestión de proyectos?

Antes de seguir avanzando en otros aspectos relacionados con la gestión de proyectos queria dar un paso atrás y plantear la siguiente pregunta ¿tenemos todos claro que entendemos por gestión de proyectos? o mejor dicho, ¿entendemos todos lo mismo por proyecto? Es fácil hablar de proyecto pero no siempre entendemos bien a que nos referimos. De hecho cualquier guía-metodología-estándar lo primero que hace es definir claramente los conceptos para establecer un entendimiento común sobre los términos, y así evitar confusiones (y el PMBok® no es una excepción). La palabra proyecto es uno de esos términos que escuchamos y empleamos constantemente, tanto en el ámbito académico como profesional, incluso en el personal: “Tengo que acabar este proyecto”, “Estoy en medio de un proyecto importante”, “tengo que entregar el proyecto esta semana” etc. Múltiples proyectos forman parte de nuestro día a día pero, ¿qué es realmente un proyecto? Pues antes de continuar con otros post, vamos a fijar algunos términos.

¿Qué es Proyecto?

No todas las actividades que realizamos en nuestro día a día se enmarcan dentro del concepto de proyecto. A grandes rasgos, tenemos que distinguir entre Proyectos y Operaciones:

Las operaciones son aquellas tareas continuas y repetitivas que se realizan como parte del funcionamiento habitual de la empresa. Vender, atender a los clientes, entregar los bienes, comprar, organizar los almacenes, facturar, cobrar, pagar las nóminas, responder al teléfono… Una definición más formal diría que la función de operaciones se relaciona con la producción de bienes y servicios que resultan de procesos de transformación de inputs en outputs. En definitiva, las operaciones se desarrollan para apoyar el día a día de la empresa y son necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos y tácticos.

Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, es decir, alcanzar un objetivo y finalizar.

Esa naturaleza temporal indica que un proyecto, tiene que tener un principio y un final (ya sea un proyecto grande o pequeño). Las actividades necesarias para alcanzar ese objetivo se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

La forma de abordar ambas actividades son distintas, por lo que el acercamiento de gestión a dichas disciplinas tiene enfoques distintos:

  • Gestión Operativa. Con este modelo de gestión nos referimos al proceso que llevamos a cabo para llevar a cabo dichas actividades de la forma más eficiente y eficaz posible. Optimización de los recursos, disponibilidad, optimización de procesos, tiempo de respuesta son los puntos más relevantes.
  • Cuando hablamos de Gestión por Proyectos nos referimos al conjunto de actividades que llevamos a cabo para asegurar que se cumple el objetivo del proyecto en plazo, coste y alcance. De forma más formal, la gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. La finalidad de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir.

Ambos enfoques pueden estar relacionados ya que, muchas veces, cuando concluye el proyecto suele empezar la gestión operativa del producto/servicio.

¿Qué nos aporta la Gestión por Proyectos?

Ya conocemos la definición formal de proyectos, pero, ¿por qué surge esta disciplina? Básicamente paraayudar a los Directores de Proyectos a minimizar el riesgo de fracaso de un proyecto. Y ya que hablamos de fracaso de proyecto, ¿cuáles son los principales motivos para que un proyecto fracase? Hay muchos factores, y muy interrelacionados entre sí, pero podíamos enumerar las siguientes causas como las más relevantes:

  • Necesidades del usuario/cliente no satisfechas o no identificadas
  • Cambios no controlados en el alcance del proyecto (corrupción del alcance)
  • Sobrecostes
  • Retrasos en la entrega
  • Falta de implicación (del usuario, proveedores, equipo proyecto,…)
  • Pobre comunicación
  • Ignorar los riesgos del proyecto
  • Ausencia de una planificación formal
  • Los roles y responsabilidades no están claramente establecidos
  • Objetivos cambiantes y poco claros
  • Requisitos ambiguos
  • No se gestionan las expectativas
  • Estimaciones erróneas/poco realistas
  • Ausencia de metodologías, plantillas y documentación
  • Falta de recursos
  • Falta de formación
  • Poco o nulo soporte de dirección
  • etc

Como podéis ver, las causas son muchas, y para minimizar su impacto hay diversas aproximaciones/metodologías que nos ayudan a dirigir la ejecución de los proyectos.

Metodologías de Gestión de Proyectos

No es objetivo de este artículo hacer una enumeración exhaustiva de todas las metodologías y estándares de gestión de proyectos, pero aquí os dejo las más relevantes actualmente y que puede ser aplicadas en distintos sectores y ámbitos:

Las dos primeras, PMBok(r) y Prince2, son las más conocidas y, probablemente, las más extendidas. La norma ISO 21500, que se ha publicado en 2012, y a principios de este año se ha convertido en norma UNE en España (UNE-ISO 21500:2013), es posible que vaya adquiriendo poco a poco más relevancia.

Más allá de una metodología en concreto, lo importante es tener claro todos los aspectos relevantes de un proyecto. Las metodologías nos darán un marco de referencia, unas buenas prácticas, una guía que tendremos que adaptar a la realidad de nuestra empresa y nuestro proyecto.

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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