La importancia de medir en la gestión del cambio

Cuando una organización se plantea el reto de implantar algo nuevo siempre se encuentra con la barrera de vencer el rechazo que todo cambio conlleva. Cuando hablamos de metodologías de desarrollo o gestión de proyectos ese rechazo es, en muchas ocasiones, muy acusado ya que puede hacer tambalear los bases de muchas creencias. Nos podemos encontrar con las barreras de unos hábitos muy arraigados, muchas veces incluso adquiridos (no quiero emplear el término aprendido porque presupone que se han inducido formalmente y no creo que sea el caso en la mayoría de las situaciones) antes de empezar la vida laboral.

Aunque lo parezca por cómo he empezado este post, no quiero hablar de la gestión del cambio, sino de los pasos previos al cambio. No sé si estaréis de acuerdo, pero en muchas ocasiones siempre que una organización acomete un proceso de mejora, se embarca directamente en la frenética carrera de elaborar nuevos procesos, implantar nuevas herramientas y dar formación en ellas a las personas y equipos afectados. Este enfoque, en mi opinión, no es correcto ya que adolece de la ausencia de un punto de referencia sobre el que compararnos.

Al acabar la definición e implantación de los nuevos procesos ¿cómo sabemos si hemos mejorado? ¿tenemos la certeza de que los cambios han supuesto una mejora, y aquí está el punto clave, CUANTITATIVO sobre la situación anterior?

Muchas veces contestamos a la pregunta de “¿hemos mejorado, somos más eficientes con el nuevo proceso?” con percepciones y basándonos en datos, por llamarlos de alguna manera, CUALITATIVOS (muchas veces ni siquiera eso). Y esto pasa porque antes de embarcarnos en la titánica tarea de cambiar o implantar un nuevo proceso, no hemos tomado la referencia numérica (cuantitativa) de donde nos encontramos para poder comparar con la nueva situación.

En el mundo de los procesos, al igual que cuando planificamos un viaje, no sólo es necesario conocer a donde quiero llegar (OBJETIVO) sino cual es el punto de partida (SITUACIÓN ACTUAL) para poder cuantificar si se han cumplido las expectativas creadas. Y aunque esto parezca obvio, no son pocas las veces en que las empresas se aventuran a implantar una complejísima herramienta que les “ayude” a medir/gestionar el proceso. Y mientras se implanta y se aprende a usar dichas herramientas (en muchas ocasiones hablamos de muchos meses) no se hace nada más, perdiendo un tiempo precioso de “medición”, de conocer realmente cuál es la foto actual y ver cómo va evolucionando con el paso del tiempo.

Para medir, por ejemplo, la situación de nuestros proyectos, no necesitamos de partida nada excesivamente complejo, una pequeña hoja de cálculo donde podamos registrar dos o tres datos relevantes de nuestro proyecto (la foto inicial del proyecto en esfuerzo, duración y coste, y la foto final de los mismos parámetros). De esta forma, paulatinamente y aunque sea de forma artesanal, podemos ir construyendo nuestro histórico de medición que nos permitirá entender mejor nuestra organización. Una vez que dispongamos de sistemas automatizados más complejos, podremos incorporar nuevos ratios y explotar y analizar la información en su conjunto, pero no es necesario esperar a tener la mega-solución para poder empezar a medir en la gestión del cambio.

 

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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