El síndrome del director de proyecto por accidente

En un anterior articulo hablamos de las habilidades que un buen director de proyecto debe de tener, y también hemos comentado qué cualidades necesitamos para ser un buen director de proyecto, centrándonos en habilidades soft. Para profundizar más en la función del director de proyecto es necesario identificar qué conocimientos necesitamos dominar ya que dirigir/liderar un proyecto es algo más que ejecutar un conjunto de actividades, se requieren unos conocimientos específicos distintos de las que podríamos necesitar como técnico/especialista de proyecto. Muchos de nosotros empezamos en esta profesión de forma casual, sin esa base de conocimientos adquirida: somos directores de proyecto por accidente. Y a pesar de esa forma tan peculiar de iniciarnos, le acabamos de cogerle el gustillo a eso de gestionar proyectos. Sin embargo, para todos los que estáis empezando esta aventura profesional enfocada a la gestión de proyectos, tenéis que tener en cuenta que a la hora de gestionar/dirigir un proyecto el director de proyecto deberá:

  • Planificar los trabajos/actividades que tienen que ser realizados para alcanzar los objetivos del proyecto y cumplir las expectativas del cliente.
  • Organizar todos los elementos (recursos) que interaccionan a lo largo de la vida de un proyecto. Esta actividad requerirá que el director de proyecto disponga de cierto nivel de autoridad dentro de la organización.
  • Gestionar las personas, ya sean clientes, usuarios, equipo de proyecto, etc… en definitiva, los stakeholders. Los proyectos son realizados por personas y no siempre los objetivos son compartidos o son entendidos de manera correcta.
  • Dirigir y Liderar. Liderar es algo más que mandar o dar órdenes. Un buen líder forma parte del mismo equipo que trabajo que está liderando y no es un “agente externo” que se limita a establecer unos objetivos a alcanzar y unas tareas a ejecutar. El líder se implica con el propio equipo.
  • Controlar/Monitorizar que el proyecto se está desarrollando conforme el plan establecido y, si no es así, definir las medidas correctivas necesarias.

Para desarrollar esas actividades no basta con tener una buena base de conocimientos técnicos ya que, como ya hemos visto, un buen albañil no hace un buen capataz. Para gestionar un proyecto necesitaremos un conjunto de habilidades que podríamos clasificar en tres grandes grupos:

  • Capacidades Técnicas. Todo director de proyecto tiene que tener unos sólidos conocimientos técnicos: conocimiento de procedimientos, métodos, procesos, herramientas y técnicas que nos permitirán afrontar todo proyecto con mayores garantías.
  • Capacidades Humanas. Habilidades que permitan trabajar con personas (comunicación, negociación, trabajo cooperativo,…). Nuestra habilidad para coordinar y controlar los proyectos mejorará significativamente gracias a una serie de habilidades interpersonales y liderazgo con el equipo de proyecto.
  • Capacidades Conceptuales y de Diseño. Capacidad de entender el entorno, analizarlo y adaptarse. Un proyecto, por definición, siempre es cambiante, por lo que tenemos que ser capaces de adaptarnos a los cambios que surgen a lo largo del proyecto.

Al final, gestionar un proyecto es un Arte que se basa en la aplicación de una serie de conocimientos científicos. El arte consiste en aplicar nuestros conocimientos, experiencia y habilidades de manera adecuada en el momento correcto y, aunque no garantiza el éxito del proyecto, nos permite reducir el riesgo de fracaso. Para ello deberemos potenciar/desarrollar algunas capacidades clave:

  • Comunicación. Una comunicación clara y efectiva es fundamental para todo director de proyecto. No sólo es importante el QUÉ se comunica (el nivel de detalle a utilizar y la perspectiva), sino el CÓMO (que medios vamos a utilizar) y el CUÁNDO (elegir el momento en el que se realizará dicha comunicación). Además hay que asegurarse que el receptor ha recibido y entendido lo que se ha querido comunicar, con lo que la retroalimentación (feedback) se convierte en un elemento base como un medio para evitar malentendidos e incomprensiones.
  • Negociación. En todo proyecto pueden existir expectativas dispares e incluso contrapuestas, con lo que cobra relevancia las habilidades de negociación como una forma de alinear las expectativas de los participantes con los objetivos del proyecto.
  • Solución de problemas. Un director de proyecto debe de ser proactivo, adelantándose a los posibles problemas que puedan afectar al éxito del proyecto (riesgos) y establecer planes que minimicen o eviten su impacto. Sin embargo, en último término, si el problema no ha podido evitarse, tiene que tener la capacidad de gestionar ese tipo de situaciones de forma eficiente. Un director de proyecto debe ser resolutivo, capaz de asumir responsabilidades e involucrar a los demás en el proyecto.
  • Delegación. Aunque la responsabilidad global del día a día del proyecto recae sobre los hombros del director de proyecto, eso no significa que tenga que hacer todo el trabajo. La capacidad de organizar el trabajo del proyecto y, a continuación, asignar varios aspectos de la misma a las partes interesadas, es crucial. La delegación efectiva ayuda a asegurar que cada tarea se lleva a cabo por la persona más adecuada en el momento más adecuado.
  • Influencia sobre organización. Capacidad decisoria dentro del ámbito del proyecto, con lo que implica que hay que tener cierto nivel de influencia y autoridad dentro de la organización.
  • Capacidad de Análisis. A lo largo de un proyecto nos enfrentaremos con grandes cantidades de datos y cuestiones complicadas. Por lo tanto, necesitamos una gran capacidad de análisis con el fin de dar sentido a la información y encontrar soluciones.

Todo esto hace que la profesión de director de proyecto sea de largo recorrido y nos obliga, y obliga a las empresas, a tomarla en serio. Se hace necesario huir del concepto de “Director de Proyecto por Accidente” y tanto profesionales como las propias organizaciones necesitan poner el foco en esta actividad. Vivimos en un entorno laboral cada vez más proyectizado donde cobra especial importancia el rol del director de proyecto.

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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