Todo proyecto tiene que tener su “Director de Orquesta” claramente identificado

Una de las primeras actividades que se tiene de abordar a la hora de arrancar un proyecto en cualquier organización, incluso antes del propio inicio formal (Project Kickoff), es nombrar/asignar un Responsable de Proyecto. El papel de esta persona es clave ya que será la encargada de guiar/coordinar/liderar/dirigir todos los aspectos relacionados con el proyecto. Aunque no lo parezca, este punto se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza a lo largo de la vida del proyecto.

En muchos proyectos he podido ver que realmente no hay identificada una única persona responsable de la toma de decisiones, sino que la responsabilidad del proyecto está diluida entre las distintas personas encargadas de los diferentes aspectos del proyecto: técnicos, legales, funcionales, de negocio.

Que existan responsables concretos en ámbitos específicos dentro del proyecto (sobre todo en grandes proyectos) de por sí no es malo, pero lo que tenemos que tener claro es que, al final, siempre tiene que haber una única persona con la capacidad de tomar decisiones global dentro del proyecto: resolver conflictos, elegir entre diferentes opciones, coordinar las distintas partes del proyecto, comunicar el avance del proyecto, etc….

Es lo que se denomina accountability: una única persona que tiene la responsabilidad total/integral del proyecto, encargada de velar para que el proyecto alcance sus objetivos.

Otro aspecto que me ha llamado la atención en muchos proyectos es que su responsable tiene un carácter marcadamente técnico. Esto pasa mucho en proyectos de alto contenido tecnológico donde el Director de Proyecto se suele preocupar de aspectos de muy bajo nivel y donde, incluso, la función de dirección de proyecto es realizada por uno de los técnicos del equipo, sin darle mucha relevancia y enfocándola, simplemente,  como una actividad de reporting.

Este punto nos lleva a otra cuestión interesante: ¿Cuál es la función del Director de Proyecto?, es decir, ¿el Director de Proyecto tiene que dedicarse a actividades técnicas, a identificar/definir el alcance del proyecto? ¿o hay algo más?

Para contestar a esa pregunta me voy a apoyar en una de las guías de referencia más usadas por los Responsables de Proyecto, el PMBok®: “El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto“. Esto significa que la función principal del Director de Proyecto no es técnica, ni funcional (entendida como la dedicación a las actividades de definir el alcance del proyecto), sino que se tiene que dedicar al proyecto en sí: planificar qué es lo que hay que hacer, hacer un seguimiento de cómo se está ejecutando, tomar las decisiones necesarias para corregir posibles incidencias, informar a los distintos actores que intervienen en el proyecto (stakeholders), coordinar los participantes, etc…

Este aspecto es, en mi opinión, un elemento relevante en la gestión de proyectos ya que, en muchas ocasiones, los problemas más importantes de los proyectos no vienen derivados de causas puramente técnicas, sino que se derivan de otro tipo de factores: problemas de comunicación, incorrecta asignación de prioridades, descoordinación, etc…

El Director de proyecto desempeña un papel clave a la hora de coordinar/acompasar todos los recursos que intervienen en un proyecto. Es como el director de orquesta que tiene que asegurarse que todos los instrumentos “suenen” en el momento adecuado.

Este último punto puede chocar un poco, sobre todo en algunos sectores y empresas en concreto, ya que estamos muy acostumbrados a ver relacionada, por no decir mezclada, la función de gestión/dirección con la parte técnica. ¿quién no ha visto ofertas de trabajo tipo “Se Busca Jefe de Proyecto Java”, “Necesitamos Jefe de Proyecto PHP”?

Algunas veces esto se debe a la necesidad de enfatizar el conocimiento del entorno técnico en el que se va a desarrollar el proyecto, lo cual no está mal ya que, aunque el Director de Proyecto tenga que centrarse en aspectos relacionados con el proyecto, tiene que tener una mínima base de conocimientos técnicos que le ayudarán en las labores de coordinación y toma de decisiones del proyecto (gestión). En proyectos pequeños es normal que una misma persona pueda desempeñar varios roles (Director de Proyecto, Analista Funcional, Diseñador, etc…). El problema es que no pocas veces, debajo de esa frase subyace una falta de comprensión del ámbito de la función de dirección de proyectos, degradándola a una mera función de reporting que se realiza como parte del trabajo que “sí aporta valor”, el trabajo técnico. Cuanto más grande es el proyecto más necesario se hace el aumento de dedicación a actividades propias de planificación, seguimiento, control, comunicación y mas relevante se hace la necesidad de tener identificado ese “director de orquesta que se encargue de acompasar a todos los actores que intervienen en el proyecto.

 

 

 

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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