La importancia de las Herramientas de Gestión de Proyectos para mejorar la eficiacia

En todas las crisis, la reducción de costes suele ser la primera actuación que se realiza en cualquier empresa. Sin embargo, estas medidas suelen tener un recorrido relativamente corto y se deberían de acompañar de medidas que permitan optimizar el uso de recursos humanos y materiales, con una perspectiva de largo plazo.

Con independencia de si la empresa se encuentra en una época de abundancia o en época de escasez, aunque especialmente relevante en estas últimas, tenemos que asegurarnos que los medios de los que disponemos se gastan de manera eficiente en actividades que aportan valor a las organizaciones. Por eso, es muy importante establecer mecanismos que nos permitan conocer a qué dedicamos nuestros recursos, identificar qué actividades y proyectos pueden aportar un mayor valor y enfocar los recursos a dichas actividades.

“Lo que las empresas deben lograr, es que los mecanismos que se implantan 
por necesidad, para optimizar el uso de recursos, pasen a ser parte de la cultura organizativa, y no queden simplemente como medidas coyunturales”

En este entorno, las herramientas de gestión de proyectos se convierten en una herramienta muy interesante para apoyar la actividad de las empresas, aunque su uso variará en función del tipo de empresa y su tamaño. Lo más habitual es encontrarlas en grandes organizaciones y orientadas a servicios, donde se buscan soluciones que aporten una visión global e integrada de todo el ciclo de vida de los proyectos. Estas organizaciones se caracterizan por gestionar múltiples recursos, en distintas ubicaciones físicas, con una multitud de actividades a realizar. Utilizan grandes soluciones de Gestión de Proyectos, muchas veces integradas en los ERPS empresariales, que les permiten manejar todo el Porfolio de Proyectos. De esta forma, pueden conocer la situación en vivo de los distintos proyectos.

Sin embargo, la proliferación de soluciones sencillas basadas en licenciamento SaaS (Software as a Service) en la nube e incluso Open Source, ha permitido a las PYMES acceder y usar herramientas de gestión de proyectos. Soluciones sencillas, resolutivas y de coste reducido que resuelven los problemas más usuales de planificación y gestión de proyectos, con la ventaja de suponer un coste muy bajo que facilitan el acceso a cualquier tipo de empresa, ya sea PYME o Gran Empresa.

Esto implica que las organizaciones no necesitan tener ninguna infraestructura propia, sólo precisan de una conexión a internet y abonar una cuota mensual por usuario, y les aporta como ventaja el conocimiento y soporte de una empresa con experiencia en este tipo de herramientas, así como disponibilidad y escalabilidad.

Aunque hasta hace bien poco se consideraba que las PYMES no están preparadas para afrontar la gestión de proyectos de forma eficiente, eso está cambiando poco a poco gracias a esta proliferación de soluciones a bajo coste. Muchas veces hay la percepción de que la gestión de proyectos es algo de grandes organizaciones, con proyectos muy largos en el tiempo y con grandes presupuestos. Sin embargo, también se pueden aplicar técnicas de gestión en pequeños proyectos, con pocos recursos y de poco presupuesto.

Las pymes, sobre todo las enfocadas a servicios profesionales, empiezan a ver el potencial del conocimiento y las habilidades asociadas a la dirección de proyectos para ayudarles a gestionar su cartera de servicios. Vamos hacia un entorno de pequeños proyectos, en corto espacio de tiempo y, muchas veces, las empresas tendrán que lidiar con múltiples proyectos simultáneamente, y necesitarán toda la ayuda posible para mantenerlos controlados. En este entorno, la gestión de proyectos puede y debe convertirse en una de las herramientas de referencia. Cada vez se ven más profesionales, pymes y autónomos formándose y adaptándose a esta nueva realidad, aunque todavía queda mucho camino por recorrer.

A pesar de todo esto, no debemos confundir que las herramientas de gestión de proyectos son sólo eso, UNA HERRAMIENTA, y nunca un fin en sí mismo.

Sin una buena base de conocimientos y procesos es difícil que una simple 
herramienta ayude a las organizaciones a mejorar su desempeño.

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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