Las dimensiones de gestión de una Oficina de Proyectos

240_F_116746949_od14ZqZCqZemlFBI4EOC4xNLnmDlCZsqEn un post anterior, Oficinas de Dirección de Proyectos: ¿qué son y qué tipos hay?, comentamos cual es la función de una PMO y que tipos nos podemos encontrar. Sin embargo, más allá de estas cuestiones generales, una de las muchas preguntas que solemos hacernos en las organizaciones a la hora de implantar una Oficina de Proyectos (PMO) es ¿Cuál es el ámbito funcional? en que nos tenemos que centrar. No es una pregunta fácil y mucho menos única, cada organización deberá encontrar su camino pero, a la hora de plantearse el ámbito de una PMO podemos tener en cuenta que ámbito de gestión debería abarcar o, lo que yo llamo que dimensiones de gestión vamos a cubrir.

Desde mi punto de vista, una PMO puede llegar a cubrir hasta 4 dimensiones que tiene un enfoque funcional muy definido aunque, como no puede ser de otra forma, están muy interrelacionados. Las dimensiones son:

  • Dimensión Económica.
  • Dimensión de Actividad.
  • Dimensión de la Demanda.
  • Dimensión de la Capacidad.

Aunque en posteriores post podremos profundizar más en cada uno de ellos, a grandes rasgos, estos son los ámbitos funcionales en los que se centra cada dimensión:

  • Dimensión Económica. Una de las funciones que la PMO puede desempeñar es llevar un control económico del presupuesto de los proyectos: desde la partida económica reservada, hasta el control del gasto consumido.
  • Dimensión de Actividad. Está dimensión quizá sea la más natural, por ser la que está más centrada en la actividad de los proyectos. Desde la PMO se puede llevar una gestión de las distintas actividades que se ejecutan: desde los proyectos hasta servicios (actividades recurrentes que soportan la operación).
  • Dimensión de la Demanda. Muchas veces es la gran olvidada pero no podemos perder el foco que la función de todo proyecto es cumplir las expectativas de nuestros clientes y, en muchas ocasiones, los proyectos se hacen para clientes internos que tienen múltiples demandas. Esas demandas tienen que ser gestionadas, priorizadas y la PMO puede ser un punto de referencia para esa gestión.
  • Dimensión de la Capacidad. Por último, aunque no menos importante, para responder a la Actividad y a la Demanda de nuestros clientes/usuarios, es necesario tener claro de que capacidad disponemos y cuanta tenemos comprometida. Incluso en empresas orientadas a servicios, este concepto que se puede ver más en entornos de fabricación, puede ser un interesante aliado a la hora de ofrecer un mejor servicio.

Cuando nos embarcamos en la tarea de montar una PMO no sólo tendremos que definir que tipo de PMO queremos ser, sino que dimensiones queremos cubrir/gestionar pero teniendo en cuenta que esas dimensiones están conectadas. En el siguiente gráfico (casero) podemos ver dichas conexiones:

PMO Dimensions

Dimensiones de gestión en una PMO

 

Como se puede ver en la grafica, las relaciones entre las distintas dimensiones son:

  • La dimensión de la capacidad es necesaria para DAR SERVICIO a la dimensión de la demanda.
  • la dimensión de la demanda SE RESUELVE CON la dimensión de la actividad y NECESITA la dimensión económica
  • la dimensión de la actividad USA la dimensión de la capacidad y CONSUME de la dimensión económica.

No es necesario abordar todas las dimensiones a la vez, hay que priorizar aquellas más relevantes para nuestra organización pero teniendo claro el Roadmap hacia donde tenemos que caminar como PMO.

 

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cgjardon

Soy informático de formación y formador de vocación. Mi primer acercamiento como profesional fue en el ámbito de la formación, hecho que marcó mi carrera profesional. Posteriormente di el salto al mundo de la consultoría informática donde he desarrollado mi actividad profesional. Inconformista, proactivo y abierto a nuevas ideas, he continuado mi formación cursando el Master Executive por ICAI/ICADE y obteniendo la certificación PMP® por el Project Management Institute (PMI®). Además de desempeñar mi actividad profesional, lidero la iniciativa de creación del capítulo gallego del PMI® (http://www.pmi-galiciachapter.org)

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